「会議がうまくいかない...」会議をうまく進めるための３つのポイント

「会議がうまくいかなかった・・・」

社会人になれば誰しも、会議で失敗したこと、うまくいかなかったことはあるでしょう。

会議がうまくいかない理由は様々です。

しかし失敗する会議には共通点があり、会議の進め方を少し勉強するだけで大きな成果を出すことができます。

実際に僕は「グロービス学び放題」という動画サービスを使って会議の正しい進め方を勉強しました。

グロービス学び放題では、2,000本以上のビジネス動画をスマホで簡単に閲覧できます。会議の上手な進め方やプレゼンテーションの仕方など実務に直結する内容を動画で勉強できます。

この記事では、会議がうまくいかない理由と会議をうまく進めるための３つのポイントをお話しします。

会議のうまい進め方を知りたい人は、この記事を読んでからグロービス学び放題の動画を見てみてください。

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会議がうまくいかない...

こんな経験はありませんか？

これらはうまくいかない会議の代表的な例です。

意見を求める会議でなかなか意見が集まらない。アイデアが欲しいのにメンバーからの発言が少ない。挙げ句の果てに自分ばかりが話してしまい会議が終わってしまう。

うまくいかない会議にはうまくいかないなりの欠点があります。

うまくいかない会議に共通していること

会議の目的が定まっていない

うまくいかない会議は、ゴールが明確になっていないケースが多いです。

会議を始める前に目的と目標の設定をしておきましょう。会議を行う背景や目的、ゴールをメンバーに共有できれば、スムーズに会議を進めることも可能です。

事前準備が少ない

うまくいかない会議は、事前準備が少ないです。会議をうまく進めたい。うまく話したいなら必ず事前準備をしておきましょう。

会議の出発点「何を議論するのか」と到達点「何が決まれば良いか」を明確にしておくだけでも、会議の質は大きく変わります。

発言を引き出していない

「どうですか？」で発言は引き出せません。

良い会議にするためには、メンバーから意見や発言を引き出すことが重要です。メンバーの発言を理解して議論の方向付けをするのもリーダーの役割です。

メンバーから発言を引き出したいなら絶対に自分語りの進め方はやめましょう。

信頼関係が浅く、発言を求めるのが難しい場合は付箋に考えを書いて共有してもらう形でもスムーズに会議が進みます

メンバーの中には、発言に自信がない、発言を躊躇している人がいるかもしれません。そんな時は「どうして発言を躊躇しているのか」その原因を取り除いてあげましょう。

会議をうまく進めるための３つのポイント

事前準備・アジェンダを作成する

会議の成功は事前準備で決まります。

この会議で何を手に入れたいのか。どのくらいの時間をかけて発言をもらうのか。最終的には何が決まっていれば良いのか。

会議の出発点から到着点を明確にして、論点を押さえておきましょう。事前準備が固まっていれば議論が横にそれても修正ができます。

事前準備なしで会議に挑むと、議論の内容がばらつき時間がなくなってしまうこともあるので「何を話すのか」「何を決めるのか」を考えておきましょう。

会議の背景や目的を共有する

会議を行う背景や目的をメンバー全員に共有しましょう。

いきなり本題に入ってもメンバーからすると、今回自分たちは何で呼ばれているのだろうか。何をすれば良いのか不安です。

会議のはじめに「今回集まってもらった背景と目的、さらにはメンバーに求める役割」を話しておきましょう。

最初の一手間をかけるだけでも、会議の質が変わるので実践必須です。

メンバーからの発言を引き出し尊重する

会議で1番やってはいけないことがメンバーの発言をおろそかにする行為です。

メンバーからの発言を否定したり、反応をしなかったりする態度は絶対にやめましょう。発言や意見が出なくなります。

会議をうまく進めるためには、メンバーの発言・意見が非常に重要な役割を果たします。

メンバーが発言しやすい環境を整えて、自由に意見を吸い上げることができれば、議論は活発化して想像以上の効果が得られるでしょう。

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